皆さん、こんにちは。(^.^)
とてもお天気の良い日曜日、如何お過ごしでしょうか？
一宮教室の生徒さん募集は、事務所で待機していても、「プルッ」ともお電話が鳴らず、1から募集することの大変さを久し振りに痛感しています。
100名、200名、300名の生徒さんにあっという間にお集まりいただいたという訳ではないんですよね。
本当に色んな苦労がありましたが、また、久し振りに1からその苦労をしてみようと思っています。
稲沢教室も今まで以上に頑張ります。
新しく教室を起ち上げられたお教室の皆様も、是非、ご一緒に頑張りましょう。＼(^o^)／
諦めなければ、必ず道は拓けて行くと思って…。
さて、ひょんなことから、経理業務について、ご参考になるかもと思うことがありましたので、書き留めておきます。
【出金の場合】
どうしても、個人の財布と事業の財布がごっちゃになりがちですが、弊社では、上図のような感じで、あらかじめ各講師に小口の現金を渡しています。
そして、1週間ごとに、出金内容を簡単に書いて領収証と共に担当者名を書いた袋に入れて、経理担当者に提出してもらいます。
経理担当者は領収証の金額の合計と、この帳票の合計が一致しているのを確認したら、私に提出します。
私は、領収証を見ながら会計ソフトに入力すると共に、ここに記載されている希望の金種で補充を行います。
こういった使っただけ補充する方法を「インプレストシステム」と言いますが、分かりやすくて良いですね。(^.^)
もちろん、一人先生の場合も、応用が利かせられると思います。
【入金の場合】
画像のような簡易の入金伝票（A4・4枚取り）を作成し、伝票と金額を1つの袋に入れて、講師が経理担当者に提出します。
経理担当者は、伝票の金額と中身の金額が一致しているのを確認し、領収証「要」となっているものに関しては、領収証を作成します。
その後、領収証控と金額を袋に戻し、私に提出します。
私は、ある程度まとまった都度、会計ソフトに入力するのですが、次のような手順を取ります。
会計ソフトとエクセルを同時に起動しておき、会計ソフトの入力前の金額をExcelに打ち込みます。
同じく、入力後の金額をExcelに打ち込み、差額を求めます。
その額と、袋の中の現金が一致すれば入力ミスはなかったと判断して、伝票は科目ごとにフォルダーに収納し、現金も収納します。
もっとも、それでも、金額ミスは防げても、日付ミスや科目ミスがある場合もありますので、月次で科目ごとに入力ミスがないか、再度チェックしています。
月次のチェック後、問題が無ければ、領収証を月別の科目別にホチキスで留めます。
その際、A5より小さい領収証はA5に切った裏紙に貼るかホチキス止めして、すべて、A5サイズに揃うようにしています。
【給料支払い】
本来は振込のほうが間違いがなくて良いのですが、最初にスタッフに現金での手渡しを希望されたので、1ヶ月の御礼を言いながら手渡しするようにしています。
こちらは、先に金種表を表示して、金種ごとに支払分を準備します。
次に、明細書を見ながら、袋詰めして行きます。
最後に、1円でも残ったら、ミスがあるので、最初からチェックし直すことになります。
これは、三菱時代に100名分ずつの束ごとに金種を準備し、袋詰めして間違っていたら、その100名分をチェックし直すという形を取っていましたので、その頃の習慣に沿っている感じです。
もっとも、三菱時代は2名で担当するので、最初の人が入れて、次の人がチェックする段階で大抵はミスが見つけられたものですが…。
先輩の男性と組んでやるのですが、多かったりすると、シャツのポケットにすかさず1万円札を入れておかれたりして、100名分終了後に、「足りないっ！」って焦ると、「ニッ！」と笑ってポケットから取り出されて、ヤレヤレと思ったり…。
それが、素早くて入れられたのに全然気づかなくて…。(笑)
私とペアを組んでくださった方は、その後、三菱電機の関連会社（従業員：数千名）の社長になられた方で、人物的にもとても素晴らしい方でした。
8名で担当して、小銭は端数調整金という形で処理されていたので、紙幣しか入れませんでしたが、それでも、かなりの時間が掛かりました。
ただ、その頃から、キッチリ仕事をする習慣を付けていただけたので、今に生きているようにも感じ、本当にありがたく思っています。
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